از جمله اصولی که در تجارت خارجی باید مورد توجه قرار گیرند می توان به موارد زیر اشاره کرد:
 

هنگامی که محصول خاصی را وارد می‌کنید، حتماً قوانین و مقررات واردات مربوط به آن محصول را نیز باید بررسی کنید. زیرا بسیاری از تولید کنندگان محصولاتشان را مطابق با قوانین و استانداردهای ایرانی تولید نمی‌کنند.

 قبل از اقدام به واردات هر نوع کالا و به هر  شکل از هر مبدأ ابتدا تحقیق کنید و مشخص کنید که محصول شما دقیقاً باید از چه مقرراتی پیروی کند تا بتواند وارد کشور شما شود و در گمرک مشکلی برای شما ایجاد نکند. این اطلاعات را می‌توانید از طریق اتاق‌های بازرگانی و گمرکات کشور خود بیابید.
 

تامین‌کنندگان معتبر را انتخاب کنید

یکی از مهمترین اصل های تجارت پیدا کردن تامین کنندگان معتبر است که باید در آن بسیار دقت کنید. ابتدا باید بدانید که واردکننده به طور کامل مسئول محصولاتی است که وارد می‌کند یا خیر؟ هرگونه بی‌نظمی در رعایت مقررات و گواهینامه‌ها می‌تواند در صورتی که منجر به شکایت وی شود، مشکلات جدی و قانونی را برای واردکننده بوجود بیاورد؛ زیرا این محصول باعث آسیب رساندن به مصرف‌کننده نیز می‌شود.

دوم این‌که، اگر تأمین‌کننده‌ شما معتبر نیست و گواهی اشتباه صادر می‌کند، محصولات شما ممکن است در گمرک نگه داشته شوند. توجه داشته باشید که این امر در کشور مبدا نیز اتفاق می‌افتد و کمترین نتیجه آن برای شما دردسرهای لجستیکی و هزینه‌های اضافی (از نظر نگه‌داری محصولات و تاخیر در ارسال) است به همین دلیل، مهم است که به هیچ عرضه کننده‌ای که به شما می‌گوید قوانین را رعایت می‌کند، اعتماد نکنید.

هنگام واردات قرارداد فروش ببندید

هنگامی که تمام گواهینامه‌های مورد نیاز محصول خود را به طور کامل مورد بررسی قرار داده و یک منبع قابل اعتماد پیدا کرده‌اید که از آنها پیروی می‌کند، تهیه‌‌ی یک قرارداد فروش که مطابق آن همه چیز کاملاً مشخص شده است نیز اهمیت دارد. این امر به ویژه در مورد مشخصات محصول و شرایط بازگشت و جبران خسارت در صورت عدم مطابقت محصول دریافتی با توافقنامه است. این امر در دراز مدت شما را از بسیاری از مشکلات نجات می‌دهد و البته این همان موردی است که اکثر واردکنندگان در آن کوتاهی می‌کنند.

در مورد مشخصات محصول، باید سندی تهیه کنید که هر ویژگی را با جزئیات توضیح دهد. شما باید این کار را به‌گونه‌ای انجام دهید که جایی برای تفسیر ذهنی باقی نگذارد و در سطح بین‌المللی و در زمینه‌های مختلف فرهنگی پذیرفته شود. بنابراین اگر در مورد رنگ‌ها صحبت می‌کنید، رنگ Pantone را مشخص کنید. اگر در مورد مواد تشکیل‌دهنده صحبت می کنید، چگالی، ترکیب و بافت را مشخص کنید.

هیچ جنبه یا ویژگی محصول شما نباید نامشخص باقی بماند. اگر از این امر غفلت کنید، تامین‌کننده نحوه‌ مطابقت با ویژگی‌های محصول را انتخاب می‌کند و بدیهی است که این کار را به شیوه‌ای انجام می‌دهد که برای او مقرون به صرفه‌تر است. این امر باعث کاهش کیفیت و در نتیجه محصول نهایی می‌شود.

هرچه دقیق‌تر باشید، شوک‌های کمتری دریافت خواهید کرد، و اگر اتفاقی غیرمنتظره رخ دهد، احتمال بیشتری وجود دارد که مجبور به پرداخت هزینه‌ آن نشوید.

همچنین بسیار مهم است که جزئیات آماده سازی کالاهای خود را هنگام آماده شدن برای حمل مشخص کنید: پالت، نوع پالت، لمینت، کمیت و کیفیت مقوا و غیره.
 

بر طبق قوانین اینکوترمز قرارداد ببندید

اینکوترمز اصطلاحات تجاری بین‌المللی هستند که مسئولیت‌های مربوط به حمل و نقل بین‌المللی را که بین خریدار و تأمین‌کننده برقرار است، کنترل می‌کنند. اینکوترمز موارد متعددی را در مورد مسئولیت فروشنده و خریدار دربرمی‌گیرد که هر کدام از ترم‌ها می‌تواند مقدار کل خرید را به میزان قابل توجهی تغییر دهد. به همین دلیل، اکیداً توصیه می‌کنیم قبل از اینکه امضای نهایی خود را در قرارداد فروش منعقد کنید، این مسئله را حل کنید. اگر مطمئن نیستید که اینکوترمز را انتخاب کنید،
 

بیشتر تأمین‌کنندگان می‌خواهند محموله‌های تحت Incoterm EXW (Ex Works) را انجام دهند، زیرا برای آنها بیشترین مزیت را دارد. این مورد حداکثر تعهد را بر عهده‌ خریدار و حداقل تعهد را بر عهده‌ فروشنده می‌گذارد که مسئولیتی بیش از آماده‌سازی کالا ندارد. این اینکوترمز اغلب استفاده می‌شود؛ زیرا تامین‌کننده مجوز صادرات ندارد. در این موارد، لازم است یک شرکت واسطه پیدا کنید که از طریق آن بتواند صادرات را مدیریت کند و به این روند، پیچیدگی و ریسک بیافزاید.

به همین دلیل، توصیه می‌کنیم تحت Incoterm FOB (Free On Board) کار کنید، که بر اساس آن خریدار مسئول تعیین و رزرو بار است، اما این تامین‌کننده است که باید کالاها را آماده کرده و در بندر مبدا بر روی کشتی بارگیری کند. ما این اقدام را نه تنها به دلیل امکاناتی که در رابطه با EXW (Ex Works) وجود دارد، بلکه به این دلیل که تأمین‌کنندگانی که کار تحت FOB Incoterm را قبول یا پیشنهاد می‌کنند، معمولاً از کیفیت بسیار بالاتری نسبت به کسانی که تحت EXW کار می‌کنند برخوردارند توصیه می‌کنیم.

FOB Incoterm را می‌توان به عنوان مدرکی در نظر گرفت که تأمین‌کننده ای که با آن کار می کند، می‌داند که در حال انجام چه کاری است، تجربه‌ی صادرات دارد و معتبر است.
 

وسایل حمل و نقل بین‌المللی را انتخاب کنید

وقتی همه‌ی موارد مربوط به محصول‌، تأمین‌کننده و قرارداد فروش شما حل شد و تاریخ تولید و تحویل آن‌ها تعیین شد، باید حمل‌ونقل بین‌المللی خود را برنامه‌ریزی کنید. اولین چیزی که باید تصمیم بگیرید این است که از حمل و نقل هوایی یا دریایی استفاده کنید (اگر قبلاً آن را از طریق قرارداد Incoterm تأیید نکرده‌اید). اگر قبلاً قرارداد را منعقد و تایید کرده باشید، مانند مورد FOB که فقط برایحمل و نقل دریایی قابل استفاده است، هنوز باید مزایا و معایب استفاده از حمل و نقل هوایی در مقابل حمل و نقل دریایی را در نظر داشت؛ مانند محدوده‌ی قیمت و بازه‌های زمانی مربوط به هر دو گزینه؛ چرا؟ اگر به عنوان مثال، حمل و نقل دریایی را انتخاب کرده‌اید اما تولید به طور جدی به تأخیر افتاده است، ممکن است در آخرین لحظه مجبور به تغییر در FCA (حمل و نقل رایگان) و حمل و نقل هوایی باشید.

اگر با EXW موافقت کرده‌اید و هنوز در مورد وسایل حمل و نقل تصمیم نگرفته‌اید، آنچه را که باید در نظر داشته باشید، سرعت ورود محصولات شما به بازار و حجم و وزن کالاهای شما است. حمل هوایی معمولاً تنها زمانی قابل استفاده است که با حجم کمی از کالاها با ارزش افزوده بالا و حاشیه سود بالا سروکار داشته باشید.
 

زمان حمل و نقل را محاسبه کنید

یکی دیگر از عوامل مهم در تجارت زمان است. وقتی از کشوری واردات انجام می‌دهید، زمان یک عامل تعیین‌کننده است که باید برای یک کمپین موفق در نظر داشته باشید. مشاوران ما همیشه توصیه می‌کنند که حداقل از 3 ماه قبل برای برای حمل و نقل و واردات برنامه‌ریزی کنید.

از زمان تقریبی حمل کالا مطلع شوید. این زمان می‌تواند بسته به بندر مبدا و نزدیکی به محل جمع‌آوری کالا متفاوت باشد؛ اما شما همچنین باید روند استخدام فرستنده را در نظر داشته باشید.

اگر می‌خواهید کشتی را از نظر زمان و مناسب‌ترین هزینه مطابق نیاز خود انتخاب کنید، باید خودتان مدیریت را در اینجا به عهده بگیرید و حداقل چند هفته قبل از عزیمت کشتی با فرستنده رزرو کنید. به این ترتیب، شما مطمئن می‌شوید که نماینده در بندر مبدا و تأمین‌کننده وقت دارند، بارگیری کالاهای شما را در مدت زمان مشخص انجام دهند و برای تحویل آن‌ها به بندر قبل از حرکت، برنامه‌ریزی کنند.

در نهایت‌، باید زمان‌بندی‌های گمرکی را درنظر بگیرید که طی آن کالاهای شما هنگام خروج از مبدا و ورود به ایران حمل می‌شوند. به خاطر داشته باشید که اگر هر یک از اسناد ارائه شده صحیح یا کامل نباشد یا به هر دلیلی کالاهای شما نیاز به بازرسی داشته باشند، این امر می‌تواند ورود کالای شما را به میزان قابل توجهی به تأخیر بیندازد.
 

GRI را در نظر داشته باشید

اگر می‌خواهید هزینه‌های حمل و نقل دریایی بین‌المللی خود را تا حد ممکن کاهش دهید، در نظر داشتن GRI (سیستم هزینه‌یابی جهانی) می‌تواند کلیدی باشد. GRI نشان دهنده‌ افزایش نرخ حمل‌ونقل است که حمل‌کننده‌ها در ابتدای هر ماه آن را اعمال می‌کنند و پس از آن به‌صورت هفتگی کاهش می‌یابد تا دوباره در ابتدای ماه بعد افزایش یابد. اگر نگاهی به آینده نداشته‌اید و حمل و نقل بین‌المللی خود را با زمان کافی برنامه‌ریزی نکرده‌اید و GRI به طور ناگهانی تأیید شده است، احتمالاً در کشتی‌ای که در تاریخ مورد نظر شما حرکت می‌کند جایی پیدا نخواهید کرد یا این‌که باید مابه‌التفاوت هزینه‌های حمل و نقل که قبلاً شامل GRI شده است را پرداخت کنید. درعین‌حال ممکن است نسبت به زمانی که می‌توانستید با زمان‌بندی بهتر پرداخت کنید، 2 برابر شده باشد.

به همین دلیل، با توجه به شک و تردید هر ماه در مورد GRI جدید، توصیه می‌کنیم نرخ‌هایی با کمترین GRI را به‌دست آورید یا قیمت‌ها را در میان مدت ضمانتی کنید؛ به این معنی که اگر با نرخ مشخصی رزرو کنید، این نرخ تا سه ماه آینده ثابت خواهد ماند؛ حتی اگر از GRI جدید استفاده شود.